حسابداریاین مطلب جنبه آموزشی دارد و جایگزین بررسی مقررات و مشاوره رسمی متناسب با پرونده شما نیست.
اگر فردا اطلاعات حسابداری از بین برود چه میکنید؟
اطلاعات حسابداری فقط چند فایل روی یک کامپیوتر نیست. فاکتورها، اسناد دریافت و پرداخت، مانده حساب مشتریان و تأمینکنندگان، گزارشهای مالیاتی و تاریخچه تصمیمهای مالی کسبوکار همگی به این دادهها وابستهاند.
اگر تنها نسخه پشتیبان روی همان سیستم یا هاردی باشد که اطلاعات اصلی در آن قرار دارد، خرابی سختافزار، حذف اشتباهی، سرقت، آتشسوزی یا باجافزار میتواند اصل اطلاعات و بکاپ را همزمان از بین ببرد. ارزش بکاپ زمانی مشخص میشود که واقعاً بتوان آن را بازیابی کرد.
چرا بکاپ تکنسخهای کافی نیست؟
یک فایل بکاپ ممکن است ناقص، قدیمی، خراب یا آلوده باشد. حتی ممکن است نرمافزار هر شب پیام موفقیت نمایش دهد اما فایل خروجی قابل بازیابی نباشد. وجود فایل بهتنهایی، سالمبودن محتوا را ثابت نمیکند.
اگر بکاپ همیشه به کامپیوتر اصلی متصل باشد، بدافزار یا باجافزار میتواند آن را هم رمزگذاری کند. اگر همگامسازی ابری جای بکاپ استفاده شود، حذف یا خرابشدن فایل ممکن است به نسخه ابری نیز منتقل شود.
- خرابی همزمان دیسک اصلی و محل بکاپ
- کپیشدن فایل ناقص یا پایگاه داده باز و ناپایدار
- حذف ناخواسته و همگامشدن حذف با فضای ابری
- آلودگی بکاپهای متصل به سیستم توسط باجافزار
- کشف دیرهنگام خرابی، بعد از حذف نسخههای سالم قدیمی
قانون ۳-۲-۱ برای بکاپ اطلاعات حسابداری
یک الگوی ساده و کاربردی، قانون ۳-۲-۱ است: دستکم سه نسخه از اطلاعات داشته باشید؛ داده اصلی و دو نسخه پشتیبان. این نسخهها را روی حداقل دو نوع رسانه یا سامانه متفاوت نگه دارید و یک نسخه را خارج از محل شرکت حفظ کنید.
برای مقاومت بیشتر در برابر باجافزار، میتوانید یک نسخه آفلاین یا غیرقابلتغییر نیز به این الگو اضافه کنید. هدف این است که یک حادثه واحد نتواند همه نسخهها را با هم از بین ببرد.
نسخههای محلی
برای بازیابی سریع و اختلالهای روزمره مناسباند، اما در برابر حادثه محل اصلی کافی نیستند.
- سرور پشتیبان
- ذخیرهساز شبکه
- هارد اکسترنال چرخشی
- کامپیوتر مستقل
نسخه خارج از محل
در برابر سرقت، آتشسوزی و آسیب همزمان تجهیزات شرکت یک مسیر بازیابی مستقل میسازد.
- فضای ابری نسخهدار
- مرکز داده دیگر
- هارد رمزگذاریشده خارج از شرکت
- نسخه غیرقابلتغییر
چهار محل مناسب برای نگهداری بکاپ
هر محل مزیت و محدودیت خودش را دارد؛ ترکیب آنها امنیت ایجاد میکند، نه انتخاب فقط یکی از آنها.
- روی سرور اصلی برای بازیابی سریع؛ اما هرگز بهعنوان تنها نسخه
- روی یک سیستم یا ذخیرهساز مستقل با دسترسی محدود در شرکت
- روی هارد اکسترنال رمزگذاریشده که پس از بکاپ از سیستم جدا میشود
- روی فضای ابری معتبر با تاریخچه نسخهها و احراز هویت دومرحلهای
فضای ابری بکاپ است یا فقط همگامسازی؟
فضای ابری میتواند بخش مهمی از برنامه پشتیبانگیری باشد، اما هر پوشه همگامشدهای بکاپ واقعی نیست. در همگامسازی، تغییر، حذف یا رمزگذاری فایل ممکن است به همه دستگاهها منتقل شود.
برای استفاده بهعنوان بکاپ، سرویس باید تاریخچه نسخهها، بازیابی فایل حذفشده، سیاست نگهداری مناسب و ترجیحاً نسخه غیرقابلتغییر داشته باشد. حساب ابری نیز باید با گذرواژه منحصربهفرد و احراز هویت دومرحلهای محافظت شود.
- مدت نگهداری نسخههای قبلی را بررسی کنید
- امکان بازیابی گروهی فایلها را آزمایش کنید
- هشدار ورود و احراز هویت دومرحلهای را فعال کنید
- دسترسی حذف بکاپ را به افراد محدودی بدهید
- نسخه ابری را با داده واقعی آزمایشی بازیابی کنید
فقط فایل بکاپ نرمافزار کافی است؟
علاوه بر فایل پایگاه داده، برای ادامه کار ممکن است به نسخه نصب نرمافزار، شماره یا مجوز فعالسازی، تنظیمات اتصال، قالب گزارشها، فایلهای پیوست و راهنمای بازیابی نیاز داشته باشید. اگر این اجزا موجود نباشند، داشتن فایل بکاپ میتواند بازیابی را طولانی یا غیرممکن کند.
فهرستی از اجزای لازم تهیه کنید و مشخص کنید کدام موارد توسط نرمافزار حسابداری داخل بکاپ قرار میگیرند و کدام موارد باید جداگانه پشتیبانگیری شوند.
برنامه زمانی بکاپ را بر اساس تحمل زیان تعیین کنید
از خودتان بپرسید حداکثر از دست رفتن چند ساعت اطلاعات قابل تحمل است. اگر ثبتهای روزانه بسیار زیاد است، بکاپ هفتگی کافی نیست. فاصله بکاپ باید با حجم تراکنش و اهمیت داده هماهنگ باشد.
نمونهای رایج برای یک شرکت کوچک میتواند بکاپ خودکار روزانه، نگهداری نسخههای هفتگی و ماهانه و انتقال منظم یک نسخه خارج از محل باشد. این فقط نمونه است و باید با فرآیند واقعی شرکت تنظیم شود.
- بکاپ روزانه برای تغییرات جاری
- نسخه هفتگی برای بازگشت به نقطه سالم قدیمیتر
- نسخه ماهانه برای سوابق بلندمدت و پایان دوره
- نسخه ویژه قبل از بستن حسابها یا بهروزرسانی نرمافزار
آزمایش بازیابی؛ مهمترین مرحلهای که فراموش میشود
بکاپی که هرگز آزمایش نشده، فقط یک امید است. در یک محیط جدا از سیستم عملیاتی، نسخه منتخب را بازیابی و صحت شرکت، سال مالی، اسناد، گزارشها و مانده حسابها را بررسی کنید.
نتیجه آزمایش، زمان لازم برای بازیابی و مشکلات مشاهدهشده را ثبت کنید. این تمرین نشان میدهد در زمان بحران چه کسی مسئول است، فایلها کجا هستند و بازگشت به کار واقعاً چقدر زمان میبرد.
- فایل بکاپ بدون خطا باز یا بازیابی شود
- تعداد اسناد و آخرین تاریخ ثبت کنترل شود
- تراز آزمایشی و مانده چند حساب کلیدی تطبیق داده شود
- فایلهای پیوست و گزارشهای سفارشی در دسترس باشند
- زمان بازیابی و مراحل انجام کار مستند شود
امنیت و محرمانگی بکاپ حسابداری
بکاپ حسابداری حاوی اطلاعات حساس مالی، هویتی و تجاری است. نسخه پشتیبان نباید روی فلش بدون رمز یا حساب ابری شخصیِ بدون کنترل سازمانی قرار بگیرد.
بکاپها را رمزگذاری کنید، دسترسی را بر اساس نقش بدهید و کلید یا گذرواژه بازیابی را در محلی امن و مستقل نگه دارید. فردی که به سیستم اصلی دسترسی دارد، الزاماً نباید امکان حذف همه نسخههای پشتیبان را هم داشته باشد.
چکلیست اجرایی بکاپ نرمافزار حسابداری
برای هر مورد، مسئول و زمان انجام تعیین کنید تا بکاپ به یک کار وابسته به حافظه افراد تبدیل نشود.
- تهیه خودکار بکاپ در فاصله متناسب با حجم ثبتها
- نگهداری حداقل دو نسخه مستقل از داده اصلی
- وجود یک نسخه خارج از محل شرکت
- جداکردن یا غیرقابلتغییرکردن حداقل یک نسخه
- رمزگذاری فایلها و فعالکردن احراز هویت دومرحلهای
- کنترل گزارش موفق یا ناموفق بودن عملیات بکاپ
- آزمایش دورهای بازیابی و تطبیق اطلاعات
- ثبت مسئول، محل نسخهها و دستورالعمل شرایط اضطراری
جمعبندی؛ بکاپ سالم یعنی بازیابی آزمایششده
تکیه بر یک نسخه بکاپ، یک نقطه شکست واحد میسازد. نسخه محلی برای سرعت، نسخه آفلاین برای مقاومت در برابر باجافزار و نسخه خارج از محل برای حوادث فیزیکی، هرکدام یک ریسک متفاوت را پوشش میدهند.
امروز محل نسخههای فعلی را بررسی کنید، قانون ۳-۲-۱ را اجرا کنید و یک بازیابی آزمایشی انجام دهید. اگر نتیجه بازیابی بررسی نشده باشد، هنوز نمیتوان با اطمینان گفت از اطلاعات حسابداری نسخه پشتیبان دارید.
