مالیاتاین مطلب جنبه آموزشی دارد و جایگزین بررسی مقررات و مشاوره رسمی متناسب با پرونده شما نیست.
اصلاحی یا ابطالی؟ اول ماهیت خطا را مشخص کنید
پس از ثبت صورتحساب الکترونیکی در سامانه مؤدیان، معمولاً نمیتوان همان صورتحساب را مثل یک پیشنویس ویرایش یا حذف کرد. برای اصلاح اثر آن باید یک صورتحساب ارجاعی صادر شود که به شماره منحصربهفرد مالیاتی صورتحساب مرجع متصل است.
انتخاب میان اصلاحی و ابطالی به یک سؤال اصلی برمیگردد: آیا اصل معامله همچنان معتبر است و فقط بخشی از اطلاعات آن باید تغییر کند، یا باید اثر صورتحساب قبلی بهطور کامل از بین برود؟
صورتحساب اصلاحی
اصل معامله برقرار است، اما بخشی از اطلاعات قابل اصلاح اشتباه ثبت شده است.
- مبلغ یا تعداد
- نرخ و تخفیف
- مالیات و عوارض
- برخی اطلاعات قابل اصلاح خریدار
صورتحساب ابطالی
صورتحساب قبلی نباید معتبر بماند یا خطا از مسیر اصلاحی قابل برطرفشدن نیست.
- لغو کامل معامله
- اشتباه اساسی در طرف معامله
- عدم وقوع معامله
- فیلد غیرقابل اصلاح در نسخه جاری سامانه
چه زمانی صورتحساب اصلاحی صادر کنیم؟
وقتی اصل فروش یا ارائه خدمت انجام شده و فقط مقادیر مالی یا جزئیات قابل اصلاح نادرستاند، صورتحساب اصلاحی انتخاب معمول است. صورتحساب جدید باید به صورتحساب مرجع متصل شود تا زنجیره تغییرات برای فروشنده، خریدار و سامانه قابل پیگیری بماند.
پیش از ارسال، بررسی کنید فیلد موردنظر در نوع صورتحساب شما قابل اصلاح باشد؛ محدودیتها میتوانند با الگو، نوع صورتحساب و نسخه دستورالعمل فنی تفاوت داشته باشند.
- اصلاح مبلغ کالا یا خدمت
- اصلاح تعداد یا مقدار
- اصلاح نرخ، تخفیف یا مالیات و عوارض
- اصلاح اطلاعات اختیاری خریدار، در صورت مجازبودن فیلد
- تصحیح سایر اطلاعاتی که سامانه برای صورتحساب اصلاحی میپذیرد
چه زمانی صورتحساب ابطالی صادر کنیم؟
ابطال زمانی مناسب است که معامله اساساً رخ نداده، بهطور کامل لغو شده یا خطای صورتحساب با اصلاح فیلدهای مجاز برطرف نمیشود. پس از ابطال، اگر معامله واقعی همچنان برقرار است، باید صورتحساب اصلی جدید با اطلاعات صحیح صادر شود.
اشتباه در اطلاعات اصلی طرف معامله معمولاً موضوع مهمی است، زیرا صورتحساب را به پرونده مالیاتی شخص دیگری متصل میکند. در چنین شرایطی پیش از هر اقدام، وضعیت صورتحساب در کارپوشه خریدار را نیز بررسی کنید.
- معامله انجام نشده یا بهطور کامل لغو شده است
- هویت یا شناسه اصلی طرف معامله اشتباه است
- خطا مربوط به فیلدی است که سامانه اجازه اصلاح آن را نمیدهد
- صورتحساب قبلی باید کاملاً بیاثر شود و صورتحساب اصلی جدید جای آن را بگیرد
تکلیف شناسه کالا، تاریخ و اطلاعات خریدار چیست؟
این سه مورد را نباید بدون بررسی، همیشه اصلاحی یا همیشه ابطالی فرض کرد. امکان اصلاح شناسه کالا یا خدمت، تاریخ و بخشهای مختلف اطلاعات خریدار میتواند به الگوی صورتحساب و آخرین قواعد فنی سامانه وابسته باشد.
قاعده عملی این است: ابتدا فیلد قابل اصلاح را در نرمافزار واسط و کارپوشه بررسی کنید. اگر سامانه اصلاح را نمیپذیرد یا تغییر باعث عوضشدن هویت معامله میشود، صورتحساب قبلی را از مسیر مجاز ابطال و سپس صورتحساب اصلی صحیح را صادر کنید.
مراحل امن اصلاح یا ابطال فاکتور
قبل از زدن دکمه ارسال، این مسیر کوتاه را طی کنید تا زنجیره صورتحسابها و ثبتهای حسابداری با هم سازگار بمانند.
- صورتحساب اشتباه را در کارپوشه پیدا و وضعیت آن را بررسی کنید
- شماره منحصربهفرد مالیاتی صورتحساب مرجع را کنترل کنید
- نوع خطا و دلیل اصلاح یا ابطال را مستند کنید
- صورتحساب ارجاعی مناسب را با اتصال به مرجع صادر کنید
- در صورت ابطال و تداوم معامله، صورتحساب اصلی جدید بسازید
- نتیجه را در کارپوشه فروشنده و خریدار و سپس در دفاتر حسابداری تطبیق دهید
خطاهای رایج هنگام اصلاح صورتحساب
بیشتر مشکلات از عجله در صدور صورتحساب دوم یا بیتوجهی به مرجع ایجاد میشوند. یک کنترل دو دقیقهای قبل از ارسال میتواند از چندین مغایرت بعدی جلوگیری کند.
- صدور صورتحساب اصلی جدید بدون تعیین تکلیف صورتحساب اشتباه
- انتخاب صورتحساب مرجع نادرست
- ابطال فاکتور در نرمافزار حسابداری بدون ارسال اثر آن به سامانه مؤدیان
- بیتوجهی به واکنش یا وضعیت صورتحساب در کارپوشه خریدار
- ثبتنکردن اصلاح یا ابطال در دفاتر و گزارشهای ارزش افزوده
جمعبندی سریع
اگر معامله معتبر است و فقط یک مقدار یا اطلاعات قابل اصلاح اشتباه شده، معمولاً صورتحساب اصلاحی صادر میشود. اگر معامله باید کاملاً بیاثر شود یا خطا در فیلدی است که امکان اصلاح ندارد، صورتحساب ابطالی و در صورت نیاز یک صورتحساب اصلی جدید لازم است.
پیش از اقدام نهایی، آخرین راهنمای سامانه و وضعیت همان صورتحساب را بررسی کنید. مقررات و محدودیتهای فنی ممکن است تغییر کنند و انتخاب درست همیشه به نوع خطا، نوع صورتحساب و وضعیت کارپوشه وابسته است.
